Interactive Voice Response systeem voor uw bedrijf

Een virtuele receptioniste

We kennen het allemaal: U belt een bedrijf en wordt begroet met het bekende telefoonstemmetje dat zegt: “toets 1 voor de afdeling verkoop en toets 2 voor de afdeling support”. Wat u hier hoort is een IVR (oftewel een Interactive Voice Response) systeem in actie.

Een Interactive Voice Response of IVR-systeem is het centrale gedeelte van een belcentrale. De bovengenoemde welkomstboodschap is maar één van de vele dingen waar een IVR gebruikt voor kan worden. U zou het kunnen vergelijken met een virtuele receptioniste. Met de IVR opent u een nieuwe wereld aan krachtige mogelijkheden voor uw bedrijf.

Wat kan een IVR allemaal?

Een IVR begroet bellers en helpt ze om zo snel mogelijk de juiste persoon te spreken of op een andere manier geholpen te worden. De IVR maakt hierbij gebruik van gegevens uit het gesprek, zoals het bellende of het gebelde nummer, de dag en het tijdstip waarop het gesprek plaatsvindt of de toetsen op uw telefoon om bijvoorbeeld keuzes te maken.

Verder kan een IVR beschikken over gegevens zoals de openingstijden van uw bedrijf of weten welk van uw medewerkers op dit moment beschikbaar of in gesprek is.

De meest geavanceerde systemen kunnen ook gebruik maken van stemherkenning, waardoor u gesproken opdrachten aan het systeem kunt geven. Ook kan een IVR verbonden zijn met andere systemen zoals bijvoorbeeld een CRM (Customer Relationship Management) systeem.

Een kleine greep uit de mogelijkheden van een IVR

– Welkomsttekst
Een welkomsttekst is het eerste wat bellers horen als ze uw nummer bellen. U kunt zo uw bellers direct informeren wie u bent, wat uw openingstijden zijn en andere relevante informatie. Zo maakt u gemakkelijk een goede eerste indruk bij uw bellers.

– Keuzemenu
Met een keuzemenu kiest de beller welke afdeling deze wilt spreken. De beller is sneller in gesprek met de juiste afdeling! Zo worden irritaties voorkomen en gesprekken geoptimaliseerd.

– Postcoderoutering
Heeft uw bedrijf meerdere vestigingen? Dan kan het handig zijn voor uw bellers om gelijk doorverbonden te worden met de dichtstbijzijnde vestiging. Hiervoor is postcoderoutering de oplossing!

– XML-koppeling met CRM systeem
Dankzij de XML-koppeling kunt u al uw telefoongesprekken koppelen aan uw CRM systeem. Met deze koppeling kunt u exact bijhouden wie en wanneer heeft gebeld en hoe lang elk gesprek heeft geduurd. Ideaal voor uw administratie en onmisbaar voor het optimaliseren van uw processen.

Het IVR systeem van Message To The Moon heeft nog veel meer applicaties. Benieuwd naar de mogelijkheden?

Waarom een IVR voor uw bedrijf?

Elk bedrijf, groot of klein, heeft baat bij een eigen IVR-systeem. Of u nu een groot bedrijf met meerdere vestigingen, of een kleine ondernemer bent. We zetten de grootste voordelen op een rijtje.

– U werkt efficiënter en bespaart kosten
Met het IVR-systeem worden bellers vaker direct met de juiste medewerker verbonden. Dit scheelt dus onnodige doorverbindingen en de beller heeft sneller een antwoord op zijn of haar vraag. Met een goed ingericht IVR-systeem is de werklast voor uw medewerkers dus een stuk lichter en houden ze meer tijd over voor andere belangrijke zaken.

– Het versterkt het imago van uw bedrijf
Met een goed ingericht IVR-systeem laat u aan uw klanten zien dat uw bedrijf een professionele organisatie is. Hiermee geeft u uw klanten het gevoel dat uw bedrijf te vertrouwen is.

– Het verhoogt de effectiviteit van uw gesprekken
Met een IVR krijgt u de mogelijkheid om elk gesprek op te slaan. Hoe vaak wordt er gebeld en hoe lang duren deze gesprekken? Met de IVR kunt u dit automatisch laten opslaan. Deze data kan geanalyseerd worden om de effectiviteit van de gesprekken te verhogen.

Na het graven van de geul wordt er een glasvezelbuis vanaf de straat naar het pand gebracht. Hiervoor wordt, indien noodzakelijk, ondergronds voor geboord. In de nieuwe aangelegde glasvezelbuis wordt vervolgens een glasvezelkabel geplaatst. Onze monteur plaatst deze glasvezelaansluiting op de afgesproken plaats op locatie en test de nieuwe glasvezelverbinding.

Message To The Moon

Als u een nummer koopt bij Message To The Moon krijgt u automatisch toegang tot ons standaard IVR-systeem. Samen met u brengen we in kaart wat uw wensen omtrent ons IVR en zorgen we ervoor dat alles perfect wordt aangesloten. Bent u benieuwd naar een compleet overzicht van de mogelijkheden van ons IVR-systeem?