22 maart 2021

Gesprekken opnemen: mag dat?

22 maart 2021

Gesprekken opnemen: mag dat?

Gesprekken opnemen

U kent het vast wel. U belt een bedrijf en krijgt het volgende te horen: ”Dit gesprek kan opgenomen worden voor trainingsdoeleinden.”. Dit komt steeds vaker voor. Als particulier mag u altijd het gesprek opnemen. Ook zonder de andere partij hiervan op de hoogte te stellen. Maar mogen bedrijven ook zomaar gesprekken opnemen? Wat zijn hierbij de rechten van het bedrijf? En wat zijn hierbij de rechten van de beller? In dit blog bericht vertellen wij meer over wat er wel en niet mag bij gesprekken opnemen.

Kijk hier voor onze telefonie oplossingen

Privacy wetgeving

Bedrijven hoeven volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AVG) geen toestemming te vragen voor het opnemen van gesprekken. Er is daarbij ook geen vast termijn voor het bewaren van deze opnames. Dat betekent dat bedrijven zelf mogen bepalen hoe lang zij deze opnames bewaren. Daarentegen hebben bedrijven wel te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Ook wel de privacywet. Dit betekent dat er wel een aantal regels verbonden zijn aan het opnemen van gesprekken. Zo moet de beller hier altijd van te voren van op de hoogte zijn gesteld en moet het doel van de opname duidelijk zijn. Daarnaast hebben bedrijven zogeheten informatieplicht. Dat houdt in dat de bellers het opgenomen gesprek ook mogen beluisteren.

Bewijzen van overeenkomst

Het bewijzen van een overeenkomst is met een opname een stuk makkelijker. Dit is ook wettelijk toegestaan. In sommige gevallen is het zelfs verplicht om de gesprekken op te nemen. Bijvoorbeeld bij het aannemen van beursorders. Het moet daarentegen voor de andere partij wel duidelijk zijn dat het gesprek opgenomen wordt. Op verzoek moet er ook een inzage van de opname en de bijbehorende data gegeven worden. Daarbij dient u ook het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) op de hoogte te stellen van het maken van geautomatiseerde opnames. Tenslotte mag de opname niet openbaar gemaakt worden. Dit is zelfs strafbaar.

Dienstverlening evalueren

Gespreksopnames worden ook vaak gebruikt voor het evalueren en verbeteren van de dienstverlening. Deze opnames worden bijvoorbeeld vaak gebruikt voor het inwerken van nieuw personeel. Het opnemen van gesprekken voor deze doeleinden is dan ook wettelijk toegestaan. Er moet wel een ‘gerechtvaardigd belang’ bestaan. Dat betekent dat er een afweging gemaakt moet worden tussen het bedrijfsbelang en de privacy van medewerkers en bellers. Dit moet ook verantwoord kunnen worden tegenover uw medewerkers, het CBP en eventueel tegen de rechter. Daarnaast moeten uw medewerkers er altijd van op de hoogte zijn dat zij opgenomen worden, hoe dit wordt gedaan en wanneer dit wordt gedaan. Tenslotte moet het registreren van gespreksinformatie aangemeld worden bij het CBP.

Werknemers controleren

Voor het opnemen van werknemers bestaan er strengere regels. Dat komt onder andere doordat een werknemer het recht heeft om zijn zakelijke telefoon in beperkte mate ook voor privé-doeleinden te gebruiken. Het behouden van privacy is daarom een stuk belangrijker. Het opnemen van werknemers is daarom alleen toegestaan als het aan de volgende eisen voldoet:

  • Meldingsplicht: alle werknemers moeten ervan op de hoogte zijn dat er telefoongesprekken opgenomen worden. Daarnaast moeten er ook van op de hoogte zijn wanneer dit gebeurd en op welke manier.
  • Gerechtvaardigd belang: het belang van de werkgever moet boven de privacy van de werknemer staan.
  • Laatste uitweg: er mag geen andere manier zijn om bewijslast te verzamelen of een overtreding tegen te gaan.
  • CBP en ondernemingsraad: deze partijen moeten ervan op de hoogte zijn.
  • Ongeautoriseerde toegang voorkomen: indien er geen strafbaar feit aangetoond wordt, moeten de gesprekken vernietigd worden.

Geheime opname

In het geheim gesprekken opnemen is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen toegestaan. Het hangt daarbij ook van de omstandigheden af in hoeverre een geheime opname als bewijsmateriaal binnen een civiele procedure toegestaan wordt. De rechter zal hierbij een afweging maken tussen het bedrijfsbelang en de privacy van de betrokkenen.

Message To The Moon

Bij het opnemen van gesprekken komen veel dingen kijken. Message To The Moon raadt het daarom aan om vooraf een juridische specialist te benaderen die u meer kan vertellen over uw rechten en plichten. Bent u al bekend met uw rechten en plichten? Dan is Call Recording van Message To The Moon de ideale oplossing voor u. Call Recording kunt u in combinatie met een telefonie verbinding van Message To The Moon gebruiken. Kijk hier voor meer informatie over onze telefonie oplossingen.

Voorstel op maat?

Bel ons op 088 8000 800 of laat uw naam en telefoonnummer achter en wij bellen u terug.

Altijd de beste acties?

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief en ontvang meer informatie over onze diensten en aanbiedingen.

  • Dit veld is voor validatie doeleinden en moet ongewijzigd blijven.